战略设施规划报告:第2部分

由蒂姆·斯普林格和史蒂夫·洛克伍德
发表在2002年10月的问题今天的设施经理

年代trategic设施规划始于这一个问题。就像听起来那样简单,在实践中很难回答。响应依赖于理解活动的目的和预期的结果。

传统上,战略计划都集中在回答五个问题:

1. 我们去哪儿了?
2. 我们今天在哪里?
3. 我们要去哪里?
4. 我们如何到达那里?
5. 需要改变什么?

停留在过去

不幸的是,经常没有区别今天的设施已经和他们在哪里。业务的性质,工作的流程,员工的技能在过去的二十年里已经发生了根本的变化。然而,今天有多少设施看起来非常像那些1980年代,70年代,甚至是60年代吗?甚至那些新设计和建造一般失败在支持他们的业务组织的目标和目的。

工作场所和设施没有跟上步伐的一个原因是依赖传统的战术,基于项目的规划方法。传统方法遵循明确的步骤:

1. 定义一个项目;
2. 安全预算审批;
3. 雇佣建筑师和设计师;
4. 计划,计划,设计、构建;
5. 占领;
6. 维护;
7. 翻新;
8. 重复。

时间框架相关的使用这种方法,在最好的情况下,跨越多个会计年度。解决方案是基于信息收集早期过程通常12至18个月前建设和入住率。很少数据再现或验证。解决方案很少测试,看看他们实际工作应用。难怪由此产生的工作场所和设施通常不工作很好。

未来的设施

支持当前业务和它的未来,设施,积极响应变化灵活,适应个体差异,支持新技术和方法的工作。此外,设备必须提供价值并交付资产回报率很高。最后,目前的商业环境强调低成本,没有成本,或降低成本的解决方案。

迎接这些挑战,设备专业人员需要更好地发展设施策略。战略基础设施计划不是项目,但它定义和支持项目和预算。战略设施规划着眼长远,但它预计迅速和频繁的变化。健全的设施策略和响应业务计划和目标一致而展示的重要组织的相关设施资产价值。

进行更改

显然,到达理想的未来状态,事情必须改变。为了实现根本性的改变,一个人必须改变基本面。设施和房地产专业人士必须改变他们如何思考,如何计划,以及他们如何衡量,他们的价值。今天的地方的工厂经理开始与他们所问的问题。

得到正确的答案,提出正确的问题。设施,正确的问题关注的工作,工人,工作场所,和它们之间的交互。这些可能包括:

• 流程是如何变化的?
• 行为改变怎么样?
• 组织文化是如何转移?
• 工具和技术是如何改变?
• 市场和客户/客户如何改变?
• 有哪些现有的约束(例如,金融、组织、技术、地理、政治)?
• 这些变化的工作场所的含意是什么?
• 链接到业务性能哪些措施?

答案与影响

这些问题不可避免地导致更多,更详细的问题。反过来,各种元素的影响在设施和副versa-begins出现。

作为一个例子,假设一个业务单元决定改变其工作流程从个人、“独奏”工作,更多的协作,组织工作。一些相关的问题包括:

• 什么工作能合作和“合作?”
• 设备支持这种改变在工作的行为吗?
• 是正确的技术和工作区?他们是在正确的位置吗?
• 有多少不同的工作组将人属于?
• 什么是典型的工作小组或团队大小?
• 一个工作组的生命周期是什么?
• 组成员随时间变化吗?如果有,以什么方式?
• 什么工作行为需要支持集团内部设置吗?
• 设备如何支持需要浓度和“独奏”工作在距离和工作组织?
• 什么措施展示设施是否帮助还是阻碍了合作?

明智地花钱

组织把钱花在设施,但他们明智地花钱吗?部分问题在于什么是测量和部分设施是如何看待的函数。

资产和元素,导致收入(例如,产品开发、生产、工作流程)被视为不同于沉没成本。标准会计实务处理设施沉没成本。事实上,设施资产的组织应该期待回报。因此,它不是花钱是否开发设施strategy-money已经花在核电设施问题在于投资设施是由战略。

设备专业人员如何开发设施策略使他们的计划与业务吗?他们可以做到这一点,从战术的规划过程,基于项目的,战略和成本驱动。像许多成功的过程,旨在改变人们的行为,有12个步骤。

1。识别组织的愿景、价值观、使命、目标和目标。不了解一个组织的发展方向,很难知道是否步入正轨,如果它已经达到了目标,或者与设施的计划。大多数组织发布和推广这种定义语句。这些是经常发现在公司网站或年度报告给股东。其他有价值的信息来源包括内部和外部的交流文档的员工,客户,和其他利益相关者。

2。分析过程、功能、工作行为、任务和活动。所理解的设施是一个必要的步骤,定义如何最好地支持工作。这样的分析是至关重要的决定必要的行动,实现从设施投资的最大回报。

3所示。定义和调整战略与业务战略。的本系列的第一篇文章讨论了常见的业务策略及其与设备交互的元素。步骤1和2的结果允许设施如何支持或阻碍进展的确定组织的目标和目的。这个信息开始通知需要哪些改变设施更有效地支持组织。

4所示。识别关键成功因素(KSFs)。关键成功因素是表达式的成就代表进步相对成功地达到目标。例如,业务可能会设定一个目标更具响应性的改变。实现这一目标的KSF灵活性和适应性。

5。阐明KSFs属性的支持。属性是KSFs的功能元素。在步骤4的例子的基础上,设备相关属性的灵活性包括易于重新配置和执行时间/成本。定义属性允许识别的措施。有意义的措施可以从前面的每个步骤相关信息。在这个例子中,衡量可能成本重新配置一个工作空间或时间移动员工。

6。进行快速原型的概念,并征求反馈。在产品开发、快速原型允许将想法和概念迅速嘲笑和测试。快速成型设备策略包括小规模的测试在一个压缩的时间来确定理解和建议的解决方案的准确性。业务单位和最终用户原型测试期间提供有价值的反馈。

虽然这可能似乎增加不必要的成本,学习的机会什么工作和正确的并不快,便宜,之前在小范围内实现整个组织收益巨大的储蓄和效益。

7所示。收益和识别成本模型。建立商业案例策略和解决方案涉及识别成本建模的好处。远见的同事建议建模低、中等和高收益的目标。

回到这个例子中,灵活性较低的目标是减少10%的平均时间移动员工。同样,中等和高的目标是减少20%和50%,分别。建模两个特定的成本与效益的策略使设施专业权衡相关的决策和行为的潜在影响。

8。创建工作计划。步骤1到7的输出用于创建特定的工作场所的计划是基于战略与业务和配备业务案例的理由。与传统工作场所的规划方法,该项目被认为是完成在这一点上,但是这个过程是没有完成!

9。制定沟通和变更管理计划。一些事情有重大影响和物理环境的变化。因此,必须经常交流,完全与影响。

管理变化将减少负面影响,最大限度地接受和支持。几个精心设计和执行设施的计划失败了,因为最终用户并不包括在过程和抵制破坏的有了变化——即使是重要的!

10。实施策略。按照步骤1至步骤9,设备专业到达耐克瞬间做到!但是,现在可以做知识的计划是深思熟虑的,合理的,和沟通。不过,要实现监控。

11。测量结果。措施的有效性、功能、性能和成功被确定在整个过程中,特别是在步骤5中定义。良好的措施反映了积极和消极的影响。把有意义的措施和指标提供了问题的答案:设施美元明智地花了吗?测量是在下面更详细地讨论,并将在本系列的第三篇文章的主题(12月)。

12。调整、验证、重复。战略发展和规划正在进行的过程。条件变化和设备必须能够适应策略。设施配备信息从步骤1到11日,专业人士可以微调的结果,细化步骤,验证信息,并重复。

没有测量就没有管理

大多数组织委托设施成本方面的资产负债表。尽管——或者是否因为这个,设备性能和影响主要是成本的措施。

每个员工的成本每平方英尺或成本是常用的表达式。如果唯一可用的措施是基于成本的,也就不足为奇了,组织继续施加压力削减成本。然而这些措施几乎没有相关性的组织目标创新、改善性能、服务质量、股东价值、客户忠诚度。扩展的方法来测量是必要的证明价值,影响,和福利设施。

大多数组织花费10美元至15美元每1美元,他们花在人力资源设施,房地产,和工作场所。因此,设备有重大的影响力,特别是在光的物理环境的影响员工绩效和随之而来的对组织有效性和利润的贡献。

研究在过去的25年里建立了一个有说服力的实证证据表明物理工作环境和设施的积极影响员工绩效¹。最近,研究人员发现之间的联系某些决定,行动,和利润²。这些问题和其他一些问题将在本系列的最后一篇文章了。

只测量成本,成本管理。但是对齐设施策略与业务目标和目标和测量影响员工绩效和组织有效性和设施(以及专业人士管理)会接受他们的宝贵资产。

远见Assocates前校长/合作伙伴,施普林格是总统和日内瓦的创始人IL-based英雄,inc。经常写和说各种各样的问题影响组织工作,和工作场所。对于其他列激飞,去他的网站网站。

脚注

¹多因素研究激飞(1982、1986),BOSTI(1984、1996、2001),和沙利文(1989),其中,显示一致的性能提升从10% - -15%归功于良好的工作场所设计。

²马克·j·爱泼斯坦和罗伯特·韦斯特布鲁克,“在战略决策、行动与利润”麻省理工学院斯隆管理评论(2001年春季)39-49页。